Sunus: Raynet? Pomaga i nie przeszkadza
5.05.2024
Historie sukcesu
W Sunus zaczęli zarządzać danymi za pomocą znanych aplikacji biurowych. Już przy zakładaniu firmy współzałożyciel Marek Mitáček wiedział jednak, że do ewidencji zleceń będzie potrzebować kompleksowego rozwiązania. CRM, który jednocześnie będzie łatwy w obsłudze dla techników w terenie. Najlepsze połączenie tych wymagań znaleźli w Raynecie.
Sunus specjalizuje się w instalacjach elektrowni fotowoltaicznych w domach jednorodzinnych, szkołach i firmach w całej Republice Czeskiej. Zespół Marka Mitáčka i Václava Polanki stawia na jakość, dlatego współpracuje z dobrze ugruntowanymi firmami, takimi jak Viessmann, GoodWee czy Pylontech.
Czego się dowiesz?
- Dlaczego Sunus opłacało się wdrożyć CRM już na samym początku
- Które funkcje najbardziej ułatwiły pracę
- Jak Raynet wykorzystuje właściciel firmy
Poszukiwanie systemu od podstaw
Już przy zakładaniu firmy współzałożyciel Marek Mitáček wiedział, że będzie potrzebował systemu do ewidencji zleceń i innych kluczowych aspektów działalności. Zespół zaczął najpierw od znanych aplikacji biurowych, ale ponieważ chcieli prowadzić zlecenia przede wszystkim projektowo, szybko przeszli o krok dalej — do narzędzi Trello i Microsoft Planner.
Kolega Václav Polánka, drugi członek zarządu i właściciel firmy, odpowiadał za rozwiązania techniczne, a moim zadaniem było znalezienie systemu do ewidencji i zarządzania procesami. Chodziło po prostu o to, żeby wszystko działało. Podstawowe narzędzia wystarczyły na start, były łatwe w obsłudze, ale szybko zaczęło nam brakować kompleksowości. Kiedy zleceń zaczęło przybywać, mimo że wciąż były ich tylko dziesiątki, wiedziałem, że potrzebujemy czegoś innego.
Marek Mitáček
Właściciel i członek zarządu Sunus
Według Mitáčka poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania ułatwił fakt, że firma zaczynała tzw. od zera.
Z doświadczenia wiem, że znacznie lepiej jest, gdy procesy firmowe dostosowują się do aplikacji, a nie odwrotnie. Kiedy firma stwierdza, że obecne ustawienia jej nie odpowiadają i chce przejść na coś nowego, musi to być ogromna męka dla wszystkich, bo są do czegoś przyzwyczajeni, a nagle mają robić to inaczej.
Atutem był też drugi zawód Marka Mitáčka: „Przez całe życie zawodowe pracuję jako audytor i odwiedzam wiele małych i dużych firm. Zawsze interesowało mnie tam, jak pomagają sobie różnymi aplikacjami lub systemami. Miałem więc już pewne wyobrażenie i widziałem, z czego korzystają”.
W jednej z firm zobaczył Raynet CRM, a ponieważ spodobało mu się, jak można w systemie rozwiązywać szanse sprzedaży, dodał go do węższego wyboru.
Wiedziałem, że nie możemy korzystać z czegoś dużego, jak SAP czy Microsoft Dynamics. Jesteśmy mniejszą firmą i potrzebujemy prostszego narzędzia. Prostego w zarządzaniu, ale jednocześnie do pewnego stopnia kompleksowego, z możliwością połączenia z innymi systemami. Rozwiązania, które pomoże nam w zarządzaniu sprzedażą i klientami, gdzie będziemy widzieć przebieg zleceń. Chciałem po prostu wybrać coś, co będzie nam pomagać i nie będzie irytować chłopaków w terenie. Pod tym względem najlepiej wypadł Raynet.
3 problemy, które CRM miał rozwiązać
- Słaby przegląd statusu zapytań
- Nieskuteczne decyzje (nie poparte liczbami)
- Nieoptymalny podział pracy w zespołach
3 kluczowe wymagania wobec nowego CRM
- Łatwa integracja z codzienną pracą
- Dobrze zorganizowana baza danych klientów
- Obsługa klienta w ich języku
CRM w codziennej pracy
W Sunus zaczęli od 30-dniowej wersji próbnej CRM. Zamodelowali kilka zleceń i przeszli przez cały ustawiony proces, aby móc ocenić, czy system naprawdę im odpowiada. Dzięki temu, że zespół dopiero się rozrastał i miał za sobą tylko kilka pierwszych realizacji, późniejsze wdrożenie było według Mitáčka łatwe. W pytaniach pojawiających się podczas implementacji pomogła też nasza obsługa klienta.
Na początku rozrysowaliśmy sobie Raynet w podstawowych założeniach i powiedzieliśmy: tak będziemy to robić. Kiedy dołączali do nas nowi koledzy, od razu w to wchodzili. Było to całkiem proste. Wdrożenie Raynetu na samym początku było naszą przewagą.
Marek Mitáček podkreślił możliwości modyfikacji systemu, na przykład dzięki ustawieniu pól opcjonalnych dla różnych typów rekordów. W zespole tworzą w ten sposób własne szablony dla sprzedaży — zarówno wstępne, jak i finalne oferty, umowy czy protokoły przekazania.
Docenia także powiązanie z innymi systemami do parowania płatności i fakturowania oraz ze SmartEmailing, którego w firmie regularnie używają nie tylko w marketingu, ale także przy serwisie i kontaktowaniu się z wcześniejszymi klientami z ofertą przeglądu zainstalowanych elektrowni.
Kiedy zobaczyłem w Raynecie funkcję dodatków, aż się ucieszyłem. Fakturoid, iDoklad, narzędzia RODO, SmartEmailing, z którego korzystaliśmy już wcześniej. Świetnie, to się uda.
💡 Tip
Integracje z systemami firm trzecich należą do kluczowych funkcji Raynet CRM. Regularnie dodajemy też nowe.
Podobnie CRM pomaga przy reklamacjach, które dzięki temu mogą w Sunus rozwiązywać sprawnie:
Jesteśmy na nie dobrze przygotowani i dokładnie wiemy, co w danym okresie działo się od sprzedaży, przez realizację, aż po przekazanie zlecenia. Raynet jest dziś dla nas kluczowym systemem w firmie. Mamy świetnie zapisaną historię szans sprzedaży. Kiedy ktoś po czasie się do nas zwraca, możemy łatwo zajrzeć do danych. Bez tego trudno byłoby wiedzieć, co robiło się kilka miesięcy wcześniej, a co dopiero na przykład trzy lata temu. I oczywiście mamy do tego podpięte kolejne rzeczy.
Co Marek Mitáček docenia i wykorzystuje z perspektywy właściciela firmy
- Od razu mam przegląd tego, co i gdzie mamy, ile zleceń jest w toku, ile jest ofert wstępnych, ofert finalnych, ile mamy umów przed podpisaniem itd.
- Fakturowanie jednym kliknięciem. Wiem, ile faktur nie zostało jeszcze opłaconych, a ile jest już zapłaconych. To niezwykle ważne.
- Dzięki kalendarzowi potrafię bardzo dobrze planować zakup materiałów. Wiem, ile zleceń czeka mnie w kolejnych miesiącach. Kalendarza używamy intensywnie nie tylko do spotkań sprzedażowych, ale właśnie także do planowania samych realizacji.
- Dużym atutem są również analizy oraz możliwość wyciągania z narzędzia różnych danych za pomocą filtrowania.
- Bardzo dobrze prowadzi mi się tam też leady, z których często korzystamy i z których później możemy tworzyć szanse sprzedaży. Czasami dostajemy polecenia — od naszych obecnych klientów albo firm współpracujących — i mogę bardzo dobrze raportować osobom polecającym, na jakim etapie jest rekomendacja: że wysłaliśmy ofertę, mamy podpisaną umowę itd.
- Poza tym w Raynecie wykorzystujemy jeszcze: tworzenie własnych pól opcjonalnych i szablonów, planowanie interwencji serwisowych, automatyczne generowanie dokumentów sprzedażowych do zleceń, prowadzenie projektów, połączenie z Freelo i SmartEmailing, podpisywanie online przez DigiSign, narzędzie RODO oraz asystentkę e-mailową.
Dla mnie, jako właściciela, świetne jest również to, że każdy dokument wychodzący z firmy ma jasno określoną formę. Szablon jest jednolity i mniej pracochłonny dla użytkownika. Nie muszę pilnować, czy koledzy wszystko uzupełnili. W dwa kliknięcia otrzymują gotowy dokument, który wysyłają klientowi. To ogromna oszczędność czasu.
Rok 2023 był według Mitáčka przełomowy między innymi dlatego, że CRM w firmie naprawdę się przyjął i wszystko działa. „Nie muszę już na każdej naradzie podkreślać: uzupełniajcie wszystkie dane i pola opcjonalne przy każdym zleceniu” — dodaje. Według niego Sunus doszedł do etapu, w którym w ramach Raynetu wykorzystuje większość funkcji. Jako aktualne wyzwanie sam wskazuje więc przede wszystkim większe wykorzystanie automatyzacji.
Dla małej firmy, takiej jak nasza, CRM to niemały wydatek. Skoro jednak już ponosimy taki koszt, chcę wykorzystać go maksymalnie. A dzięki Raynetowi widzę naprawdę ogromne korzyści. Po firmie nie walają się papiery dotyczące poszczególnych zleceń, wszystko mamy zdigitalizowane, w jednym systemie. Daje mi kompleksowy przegląd.
Dzięki Raynetowi teraz w Sunus:
✔️ Mają połączone wszystkie kluczowe narzędzia.
✔️ Mogą łatwo zaglądać do historii zleceń.
✔️ Efektywnie planują spotkania sprzedażowe oraz zakup materiałów.
