HEROS security: CRM
po 30 latach działalności
22.05.2024
Historie sukcesu
Wraz z rosnącą liczbą zleceń pojawiła się potrzeba lepszego prowadzenia ewidencji klientów i związanych z nimi danych. Dokładnie z takim wyzwaniem zmierzyło się HEROS security. Gdy dotychczasowy system przestał spełniać oczekiwania, zespół pod wodzą Milana Soukupa postanowił poszukać bardziej dopasowanego rozwiązania – CRM-u. Dzięki niemu zyskali pełniejszy wgląd w realizowane zlecenia, a podpisywanie umów online stało się o wiele prostsze.
HEROS security to grupa rodzinnych firm z ponad 30-letnim doświadczeniem w branży ochrony. Oferuje instalację i serwis systemów zabezpieczeń oraz ochronę fizyczną obiektów przemysłowych. Ich klientami są zarówno małe i średnie firmy, duże przedsiębiorstwa, jak i właściciele domów jednorodzinnych.
Czego się dowiesz?
- Dlaczego HEROS zdecydował się na zmianę systemu
- Jakie kryteria były kluczowe przy wyborze CRM-u
- Co nowy system umożliwił firmie
Pierwszy impuls: uporządkowanie danych
Przez długi czas HEROS security śledził zapytania klientów głównie za pomocą e-maila. Przetestowali CRM konkurencji, korzystając głównie z funkcji zadań i procesów sprzedażowych, ale system okazał się mało wygodny i ostatecznie wrócili do maili. Wraz ze wzrostem liczby zleceń coraz trudniej było nadzorować klientów, serwis i instalacje. Wtedy Milan Soukup, właściciel i dyrektor zarządzający, zaczął szukać nowego, wielofunkcyjnego CRM-u, który sprostałby wewnętrznym wymaganiom.
Jednym z największych minusów poprzedniego systemu był brak aplikacji mobilnej. Był tylko w wersji webowej i trzeba go było uruchamiać na dużym urządzeniu, co dla nas było niepraktyczne. To bardzo psuło komfort użytkowania.
Milan Soukup
Właściciel i dyrektor zarządzający firmy HEROS
Przełomowym momentem była sytuacja, gdy zespół zaczął tracić kontrolę nad realizowanymi projektami. Początkowe etapy były proste do ogarnięcia, ale im dalej, tym trudniej było doprowadzić sprawy do końca – potrzebne były przypomnienia, jasne informacje, kiedy dać znać klientowi, a kiedy to HEROS musiał wykonać kolejny ruch.
I wtedy pojawił się pomysł, żeby mieć wszystko o klientach i ich nieruchomościach w jednym miejscu – jaka jest umowa, co klient posiada, jakie są ceny. Tak, żeby wszystko można było łatwo sprawdzić w jednym systemie.
3 problemy do rozwiązania
- Nieuporządkowane informacje o realizowanych zleceniach
- Trudności z koordynacją zespołu
- Czasochłonne porządkowanie danych
3 kluczowe wymagania wobec CRM-u
- Łatwość obsługi
- Bezpieczeństwo i stabilność
- Możliwość planowania tras techników z wykorzystaniem map
Jak wybierali CRM
Milan Soukup, odpowiedzialny za systemy techniczne, określił najważniejsze kryteria wyboru nowego CRM-u. Oprócz aplikacji mobilnej liczyły się:
- wielofunkcyjność i spójność,
- możliwość integracji z innymi aplikacjami,
- nowoczesny, intuicyjny interfejs.
Przejrzałem kilka systemów i rozmawiałem z handlowcami. W Raynecie pani Voštová pokazała mi system tak dobrze, że od razu wszystko zrozumiałem – duże brawa dla niej.
Wdrożenie przebiegło płynnie, a po miesiącu firma korzystała już z pełni możliwości Raynet. Poza łatwością obsługi docenili również możliwość integracji z innymi narzędziami oraz dostosowania poszczególnych sekcji pod swoje potrzeby.
Podpisy elektroniczne
Najważniejsze dla HEROS było dokładne prowadzenie ewidencji i możliwość podpisywania umów – co w branży ochroniarskiej jest codziennością. Raynet zapewnia tę funkcjonalność dzięki modułowi Podpisów Elektronicznych (DigiSign, Digital solutions s.r.o.).
Podpisy elektroniczne przez DigiSign są genialne. Można wysłać umowę kilkoma kliknięciami i nie trzeba niczego pobierać ani przesyłać. To właśnie ta funkcja przekonała mnie najbardziej.
Wideoinstrukcje
„Już dzień po uruchomieniu wersji testowej zacząłem oglądać wasze filmy. Sami nagrywamy materiały wideo o naszych systemach, więc od razu widziałem, że Raynet ma to naprawdę dobrze dopracowane. To właśnie mnie przekonało, że warto dołączać kolejnych użytkowników.”
Raynet przykłada dużą wagę do edukacji – krótkie filmy instruktażowe pomagają użytkownikom szybko zacząć pracę.
Jedno miejsce na wszystkie
Największym atutem Raynet okazało się dla HEROS posiadanie jednego, uporządkowanego miejsca na wszystkie dane o klientach i usługach.
Kiedy klient dzwoni na infolinię i pyta o sprawę, którą zajmował się ktoś z zespołu, każdy może otworzyć Tablicę sprzedaży i od razu zobaczyć, o czym była mowa. Można szybko odpowiedzieć i sprawnie zamknąć temat. Informacje w Raynet są dostępne dla całej firmy, niezależnie od tego, kto obsługiwał klienta.
Soukup podkreśla, że tablica sprzedaży to podstawa – dzięki niej pracownicy nie muszą niczego zapisywać ani pamiętać etapów negocjacji.
Rano otwieram system, patrzę, na czym skończyliśmy, i działam dalej.
Bezpieczeństwo i pola własne
HEROS bardzo ceni możliwość ustawiania uprawnień – np. kto może edytować dokumenty, a kto ma tylko podgląd. Raynet oferuje szeroki wybór funkcji zabezpieczeń: Role użytkowników, Poziomy bezpieczeństwa, Drzewo widoczności i wiele innych.
Ogromnym plusem są też Pola własne, które pozwalają wprowadzać niestandardowe dane np. w Koncie, Spotkaniu czy Szansy sprzedaży. Szablony dokumentów również ułatwiają życie – tworzone w MS Word pozwalają lepiej kontrolować wygląd, formatowanie i ilość danych w dokumentach.
Kiedyś używaliśmy Google Forms do generowania PDF-ów, ale to rozwiązanie jest o niebo lepsze. Wprowadzam dane i jednym kliknięciem mam gotową umowę. Raynet daje nam też podpisy elektroniczne, mailingi grupowe i wiele innych rzeczy, które dziś znacznie ułatwiają pracę.
Dzięki Raynet HEROS
✔️ Ma jedno miejsce do przechowywania i przeglądania danych.
✔️ Podpisuje umowy online, szybko i wygodnie.
✔️ Zarząd ma lepszy wgląd w pracę działu sprzedaży.
✔️ Wyeliminował słabe punkty w komunikacji z klientami.
