ERP a System CRM: Podobieństwa i Różnice

ERP i CRM – dwa podejścia do zarządzania firmą

Wiele firm używa obu tych narzędzi równolegle, choć ich przeznaczenie zdecydowanie się różni. W uproszczeniu – system ERP porządkuje wewnętrzne procesy, a CRM skupia się na zewnętrznych relacjach z klientami. Oba systemy mają jednak wspólny cel: efektywne zarządzanie firmą i optymalizacja pracy zespołów.

Czym jest ERP – enterprise resource planning?

System ERP (enterprise resource planning) to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. W praktyce pozwala na kontrolę nad wszystkimi priorytetowymi obszarami działalności:

• finansami i księgowością – m.in. poprzez wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg, obsługę budżetów;

• zarządzaniem magazynem – planowanie stanów magazynowych, kontrola zapasów, zarządzanie dostawami;

• produkcją i materiałami – planowanie zapotrzebowania na surowce (material requirements planning), harmonogramowanie produkcji;

• zasobami ludzkimi – prowadzenie ewidencji pracowników, rekrutacje, listy płac;

• planowaniem projektów – kontrola kosztów, terminów, przypisywanie zasobów.
  
  

Wszystkie te obszary opierają się na ujednoliconym przepływie danych, co umożliwia podejmowanie trafnych decyzji w czasie rzeczywistym. W efekcie firma zyskuje spójność operacyjną, eliminuje błędy wynikające z braku synchronizacji i zyskuje większą przewidywalność działań.

Warto również poznać definicję ERP zawartą w Encyklopedii Zarządzania:

Co obejmuje CRM – customer relationship management?

CRM (customer relationship management) to system stworzony z myślą o zarządzaniu relacjami z klientami. Zamiast skupiać się na procesach wewnętrznych, analizuje i porządkuje informacje dotyczące klientów, sprzedaży i komunikacji.

To rozwiązanie wspierające:

• organizowanie kontaktów – z dostępem do danych, notatek, przypomnień i historii współpracy;

• planowanie działań – spotkań, zadań i kampanii marketingowych;

• prowadzenie lejka sprzedaży – z wizualnym pipeline’em pokazującym postępy i potencjalnych klientów;

• generowanie raportów – analizy wyników, efektywności handlowców, segmentacji odbiorców.
  
  

W Raynet CRM duży nacisk położyliśmy na przejrzystość danych i dostępność informacji w dowolnym miejscu. To rozwiązanie idealne do pracy terenowej, sprzedaży rozproszonej lub hybrydowej. Aplikacja mobilna, integracje z kalendarzami, skrzynką e-mail i podpisami elektronicznymi sprawiają, że codzienna praca staje się bardziej płynna.

Dlaczego nie warto mieszać funkcji ERP i CRM?

Część firm próbuje „przy okazji” korzystać z funkcji CRM dostępnych w systemie ERP. Takie rozwiązanie wystarcza jedynie do bardzo podstawowego kontaktu z klientem. W praktyce oznacza to często arkusze kalkulacyjne, notatki i ręczne dopisywanie informacji do profilu kontrahenta.

Rozbudowany CRM pozwala nie tylko zarządzać klientami, ale również automatyzować wiele działań, np.:

• wysyłkę przypomnień i zadań;

• planowanie kampanii mailingowych (dzięki integracji z Mailchimp);

• śledzenie aktywności klientów i segmentację kontaktów;

• generowanie prognoz sprzedażowych na podstawie dotychczasowych danych.
  
  

ERP a CRM – podstawowe różnice w zastosowaniu

Choć oba systemy wpisują się w szeroko pojęty management system, ich architektura i funkcjonalność wyraźnie się różni.

ERP i CRM – podobieństwa, które warto znać

Choć przeznaczenie obu systemów różni się zasadniczo, łączy je kilka istotnych cech:

• są oparte na centralnej bazie danych – eliminują pracę w silosach i zapewniają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym;

• wspierają automatyzację procesów – skracają czas potrzebny na ręczne czynności i zmniejszają liczbę błędów;

• umożliwiają personalizację ustawień – zarówno ERP, jak i CRM pozwalają dostosować interfejs i pola danych do potrzeb firmy;

• integrują się z innymi narzędziami – przez API można połączyć je z usługami zewnętrznymi, aplikacjami biurowymi i narzędziami analitycznymi.
  
  

Dla przykładu: w Raynet CRM dostępna jest pełna historia interakcji z klientem, zintegrowana z kalendarzem spotkań i przypomnieniami, obsługiwana zarówno na komputerze, jak i w aplikacji mobilnej. To nie tylko wygoda, ale również sposób na zwiększenie produktywności zespołu sprzedażowego.

Jak wygląda integracja ERP i CRM?

W praktyce wiele nowoczesnych firm dąży do integracji systemów ERP i CRM. Chodzi tu o spójny przepływ informacji – od pozyskania klienta aż po realizację zamówienia i rozliczenie finansowe.

Schemat takiej integracji może wyglądać następująco:

1. Dział sprzedaży gromadzi dane klienta w CRM (np. Raynet).
2. Po podpisaniu umowy, dane zostają przesłane do systemu ERP.
3. Dział księgowości wystawia fakturę, dział produkcji planuje wykonanie, magazyn obsługuje wysyłkę.
4. Wszystkie dane są dostępne z jednego, ujednoliconego środowiska.
   
   

W efekcie:

• klient nie musi podawać tych samych danych kilka razy;

• dział obsługi klienta ma pełny wgląd w status realizacji;

• kierownictwo może podejmować trafniejsze decyzje na podstawie przejrzystych danych.
  
  

ERP i CRM w praktyce – kiedy wdrażać, od czego zacząć

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP lub CRM powinna być strategiczna, poprzedzona analizą procesów biznesowych i realnych potrzeb firmy. Nie chodzi o modę, lecz o funkcjonalność, która wspiera rozwój biznesu, poprawia komunikację i zwiększa efektywność operacyjną.

Wbrew pozorom, nie zawsze warto zaczynać od pełnego systemu ERP. W przypadku firm usługowych, zespołów handlowych czy młodych przedsiębiorstw, zdecydowanie większy wpływ na wyniki przynosi sprawnie działający CRM. W Raynet obserwujemy, że wiele organizacji właśnie od tego zaczyna porządkowanie swojej pracy.

Etapy wdrożenia systemu CRM

Wdrożenie CRM nie powinno być traktowane jako jednorazowy projekt, lecz jako proces, który wpływa na sposób działania całego działu handlowego. Jeśli wybierzesz rozwiązanie intuicyjne, elastyczne i zgodne z Twoimi celami, całość przebiegnie szybciej i bezboleśnie.

Etap 1: Analiza procesów sprzedażowych

Przed wdrożeniem warto zmapować, jak obecnie działa sprzedaż. Kto kontaktuje się z klientami? Gdzie zapisywane są notatki? Czy istnieje sposób monitorowania lejka sprzedażowego? Im więcej danych wejściowych, tym łatwiej dopasować CRM do realnych potrzeb.

Etap 2: Konfiguracja systemu

Profesjonalne rozwiązania CRM – jak Raynet – umożliwiają szeroką personalizację. Od zmiany układu kolumn, przez własne etykiety, aż po integracje z e-mailami, kalendarzem i systemami marketingowymi. Na tym etapie warto również wdrożyć poziomy dostępu dla poszczególnych pracowników, aby zachować kontrolę nad wrażliwymi danymi.

Etap 3: Szkolenie zespołu

System CRM będzie używany codziennie. Niezbędne jest więc przeszkolenie zespołu nie tylko z obsługi narzędzia, ale również ze standardów pracy z klientem. Jeśli CRM ma zwiększyć jakość obsługi klienta, wszyscy muszą rozumieć jego funkcje i korzyści.

Etap 4: Monitorowanie i optymalizacja

Po uruchomieniu systemu warto obserwować, jak zespół z niego korzysta. Czy dane są uzupełniane? Czy zadania są zamykane w terminie? Czy raporty dostarczają realnych informacji? Tylko bieżąca analiza pozwala na pełne wykorzystanie możliwości systemu.

Wdrożenie systemu ERP – znacznie większa skala i złożoność

ERP enterprise resource planning to potężne narzędzie, którego wdrożenie wymaga znacznie szerszego przygotowania. Choć efekty bywają spektakularne (szczególnie w firmach produkcyjnych, dystrybucyjnych i wielooddziałowych), czas potrzebny na integrację poszczególnych modułów i przeszkolenie zespołów może sięgać nawet 12 miesięcy.

Co obejmuje wdrożenie ERP?

• audyt procesów w całej firmie – od finansów po zarządzanie projektami;

• wybór odpowiednich modułów (zarządzanie kadrami, magazyn, produkcja, logistyka);

• migrację danych z dotychczasowych systemów (często manualną i czasochłonną);

• integrację z systemami zewnętrznymi (jak np. e-commerce, bankowość, warehouse management system);

• testowanie środowiska, wdrożenie produkcyjne i długoterminowe wsparcie.
  
  

Dla wielu organizacji ERP staje się systemem „szkieletowym”, wokół którego budowane są inne narzędzia. Ale co ważne – to nie narzędzie dla każdego od razu. W mniejszych zespołach bez dedykowanego działu IT bardziej opłaca się skupić na procesach związanych z klientami i zacząć od CRM.

Typowe błędy podczas wdrażania ERP i CRM

Choć każdy projekt wdrożeniowy różni się zakresem, istnieje kilka powtarzających się błędów, które prowadzą do frustracji, opóźnień i niechęci pracowników. Warto wiedzieć, czego unikać – niezależnie od tego, czy wdrażasz system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, czy rozwiązanie CRM customer relationship management.

• brak zaangażowania użytkowników końcowych – jeśli dział sprzedaży nie uczestniczy w projektowaniu CRM, nie będzie chciał z niego korzystać;

• niedopasowanie systemu do rzeczywistych procesów – wybór systemu „z półki” bez możliwości personalizacji skutkuje koniecznością obchodzenia ograniczeń;

• brak integracji – kiedy ERP nie „rozmawia” z CRM, dochodzi do dublowania danych, chaosu informacyjnego i wzrostu liczby błędów;

• niedostateczne przeszkolenie – nawet najlepsze narzędzie nie przyniesie efektu, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać.
  
  

Rola danych i automatyzacji w obu systemach

Zarówno ERP, jak i CRM bazują na danych – ale na różnych ich typach i w różnym kontekście.

To właśnie wykorzystanie danych stanowi fundament ich działania.

• W ERP przetwarzanie danych dotyczy operacji: zakupy, dostawy, płace, produkcja. Tu liczy się liczba sztuk, terminy, koszty, rentowność.

• W CRM dane są miękkie: to liczba rozmów, wiadomości, odpowiedzi, kontaktów, potencjalnych klientów. CRM analizuje relacje i zachowania.
  
  

Automatyzacja procesów oparta na tych danych pozwala zaoszczędzić czas i zredukować błędy. W Raynet CRM zautomatyzujesz powiadomienia, zadania i kampanie mailingowe. Możesz również generować prognozy sprzedaży na podstawie historii i bieżącej aktywności handlowców.

System CRM jako pierwszy krok do porządkowania firmy

Z naszych doświadczeń w Raynet wynika, że CRM bardzo często staje się „punktem wejścia” w cyfrową transformację firmy. Dzieje się tak, ponieważ CRM nie wymaga głębokich zmian w strukturze organizacyjnej – nie ingeruje w księgowość, logistykę ani produkcję.

Wdrożenie CRM:

• poprawia jakość obsługi klienta – bo zespół zawsze wie, z kim, kiedy i o czym rozmawiał;

• zwiększa produktywność pracowników – dzięki porządkowi, przypomnieniom i dostępowi do danych z dowolnego miejsca;

• dostarcza konkretnych raportów – które wspierają planowanie i pozwalają kontrolować postęp sprzedaży.
  
  

ERP i CRM w konkretnych scenariuszach firmowych

W poprzednich częściach omówiliśmy różnice funkcjonalne i etapy wdrożenia obu systemów. Teraz czas przenieść się na poziom praktyki i spojrzeć, jak system ERP i CRM wspierają codzienność w firmie – od mikroprzedsiębiorstwa po międzynarodowe struktury. Różne firmy – różne potrzeby. Ale zależność pozostaje jedna: bez uporządkowanej informacji nie da się zarządzać procesami ani budować trwałych relacji.

Scenariusz 1: Firma usługowa z zespołem handlowym

Wyobraź sobie kilkuosobowy zespół, który codziennie kontaktuje się z klientami – dzwoni, umawia spotkania, przesyła oferty i finalizuje zamówienia. W takim modelu priorytetem stają się relacje i zdolność szybkiego reagowania. Właśnie tu CRM ma największe zastosowanie.

Raynet CRM umożliwia w takim przypadku:

• bieżące śledzenie kontaktów i historii rozmów – niezależnie od tego, kto z zespołu przejmie sprawę;

• planowanie zadań i wizyt – z synchronizacją kalendarza i automatycznymi przypomnieniami;

• prowadzenie oferty sprzedażowej – z pełnym widokiem pipeline’u i możliwością tworzenia cenników;

• analizę wyników – które pozwalają monitorować aktywność handlowców i identyfikować wąskie gardła procesu.
  
  

ERP w tym scenariuszu często okazuje się zbędne na początkowym etapie. Liczy się szybkość reakcji, porządek w kontaktach i dobra obsługa klienta – to daje CRM customer relationship management.

Scenariusz 2: Producent z własnym magazynem i logistyką

W przypadku firmy produkcyjnej pojawia się znacznie więcej zmiennych: materiały, terminy dostaw, rozliczenia z podwykonawcami, zmienne ceny surowców, produkcja na zamówienie. Tu nie wystarczy zarządzać klientami – potrzebne jest panowanie nad całym procesem.

System ERP enterprise resource planning będzie obsługiwał:

• material requirements planning – czyli wyliczanie zapotrzebowania materiałowego;

• planowanie produkcji – w oparciu o dostępne zasoby i czas pracy maszyn;

• warehouse management system – umożliwiający kontrolę nad magazynem i logistyką;

• księgowość i fakturowanie – zintegrowane z realizowanymi zamówieniami.
  
  

Jednocześnie dział handlowy pracuje w CRM, prowadząc klientów, monitorując historię zamówień i dbając o kontynuację współpracy. Dzięki integracji oba systemy komunikują się ze sobą, a zespół widzi nie tylko status klienta, ale też realny stan magazynu czy terminy realizacji.

Scenariusz 3: Dynamicznie rosnący startup

Młoda firma, która zdobywa pierwszych klientów i rozwija się dynamicznie, zwykle nie ma jeszcze ugruntowanych procesów operacyjnych. Największą wartością staje się wiedza o klientach i umiejętność przekuwania kontaktów w przychody.

W takim modelu CRM – jak Raynet – staje się centralnym narzędziem:

• wszystkie dane trafiają w jedno miejsce – nie ma ryzyka utraty informacji, nawet przy rotacji zespołu;

• AI pomaga w analizie działań i prognozowaniu wyników;

• zespoły marketingowe i sprzedażowe pracują na wspólnych danych, planując działania kampanijne i reagując na zachowania klientów.
  
  

ERP bywa w tym scenariuszu odłożone w czasie – aż do momentu, gdy firma rozbuduje dział operacyjny i pojawi się potrzeba zautomatyzowania logistyki czy produkcji.

Jakie firmy powinny wdrożyć ERP, a jakie CRM?

Kiedy CRM jest niezbędny?

• prowadzisz sprzedaż opartą na relacjach;

• masz kilku handlowców lub większy zespół sprzedaży;

• potrzebujesz przejrzystej historii kontaktów z klientami;

• planujesz kampanie marketingowe i chcesz je mierzyć;

• zależy Ci na organizacji kalendarza, zadań, notatek i spotkań.
  
  

Kiedy ERP staje się koniecznością?

• zarządzasz dużą liczbą produktów, zamówień lub materiałów;

• masz własną produkcję lub magazyn;

• Twoje procesy wymagają planowania zapasów i harmonogramów;

• potrzebujesz raportowania finansowego w czasie rzeczywistym;

• dane muszą być zsynchronizowane między działami.
  
  

Warto jednak zaznaczyć: nie zawsze musisz wybierać między jednym a drugim. Integracja obu systemów często stanowi najbardziej racjonalne rozwiązanie. Dzięki temu dane z CRM mogą płynnie zasilać ERP, a Ty masz pełny obraz działań – od pierwszego kontaktu z klientem po wystawioną fakturę i dostarczony produkt.

ERP i CRM – różnice w kosztach, efektywności i ROI

Decyzja o wdrożeniu systemu informatycznego zawsze wiąże się z nakładami finansowymi. Koszt implementacji ERP i CRM może różnić się nawet kilkukrotnie – nie tylko przez licencje, ale także przez czas potrzebny na wdrożenie, migrację danych i szkolenia.

Koszty CRM:

• szybkie wdrożenie (czasem nawet w 48h);

• miesięczne koszty abonamentowe (Raynet: od 69 zł netto);

• niskie koszty szkoleń – system intuicyjny, nie wymaga specjalistów IT.
  
  

Koszty ERP:

• długie wdrożenie – często 6–12 miesięcy;

• konieczność zatrudnienia konsultantów lub integratorów;

• większe ryzyko związane z błędami migracji danych;

• wyższy próg wejścia finansowego, również w utrzymaniu.
  
  

Wnioski

Systemy ERP i CRM odpowiadają na różne potrzeby – pierwszy integruje obszary operacyjne, drugi porządkuje zarządzanie relacjami z klientami. Dobór rozwiązania zależy od charakteru procesów i etapu rozwoju Twojej firmy. Jeśli koncentrujesz się na sprzedaży, analizie danych kontaktowych, planowaniu działań i automatyzacji komunikacji – CRM będzie podstawowym narzędziem zwiększającym efektywność operacyjną. Integracja z ERP pozwala zyskać spójność danych i pełny obraz działalności w czasie rzeczywistym.

Najczęściej zadawane pytania na temat ERP a CRM – FAQ

Czym różni się ERP od CRM w kontekście zarządzania firmą?

ERP CRM to dwa odrębne podejścia – pierwsze koncentruje się na zarządzaniu wszystkimi obszarami firmy, drugie wspiera działania sprzedażowe i relacje z klientami. Oprogramowanie ERP obsługuje procesy finansowe, logistyczne, kadrowe i produkcyjne, natomiast oprogramowanie CRM porządkuje komunikację, pozyskiwanie nowych klientów oraz analizę interakcji.

Czy wystarczy korzystać z wbudowanego modułu CRM w systemie ERP?

Wbudowany moduł CRM w ERP bywa przydatny w ograniczonym zakresie, np. do prostego rejestrowania kontaktów. Jeśli jednak chcesz skutecznie zarządzać procesem sprzedaży, kontrolować lejki, analizować dane z rozmów telefonicznych i pracować na ujednoliconym pulpicie nawigacyjnym – potrzebujesz pełnoprawnego rozwiązania CRM.

Jak wygląda integracja ERP i CRM w jednym systemie?

Ich integracja opiera się na synchronizacji danych pomiędzy narzędziami odpowiedzialnymi za operacje wewnętrzne i kontakt z klientem. Dzięki niej pracujesz w jednym systemie, bez potrzeby ręcznego przenoszenia danych pomiędzy działami – co eliminuje błędy i wspiera płynność zarządzania łańcuchem dostaw oraz obsługą klienta.

Kiedy warto wdrożyć CRM przed ERP?

Jeśli skupiasz się na sprzedaży, zdobywaniu leadów i utrzymywaniu relacji – rozpocznij od CRM. W sytuacjach, gdy codzienne obowiązki zespołu opierają się na kontakcie z klientem i analizie działań handlowych, oprogramowanie CRM pozwala szybciej uzyskać konkretne korzyści.

Czy CRM i ERP zawsze działają jako software as a service?

Współczesne rozwiązania oparte na modelu software as a service zapewniają elastyczność, dostępność z dowolnego miejsca i regularne aktualizacje. Jednak nie każde wdrożenie musi mieć formę chmurową – ważne, aby dopasować sposób działania do struktury Twojej organizacji.

Jak rozpocząć wdrożenie i otrzymać bezpłatną konsultację?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, które narzędzie najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, skontaktuj się z nami. Oferujemy bezpłatną konsultację – omówimy strukturę procesów, cele i dobierzemy rozwiązanie dopasowane do Twojego modelu pracy.