Optimio: Droga od intuicji
do twardych danych dzięki Raynet
28.04.2024
Studia przypadków
Zespół Optimio powiększył się, dlatego zaczęli oni szukać narzędzia, które pomoże im poprawić sposób przechowywania danych oraz zapewni lepszy przegląd i kontrolę nad przychodzącymi zapytaniami. Po zwizualizowaniu całego procesu zakupowego zdecydowali się na rozwiązanie CRM, które umożliwiło im m.in. podejmowanie trafniejszych decyzji na podstawie rzeczywistych danych.
Optimio to marketingowi eksperci, którzy od ponad 14 lat tworzą strategie growth marketingowe. Jako zespół obejmują wszystkie kluczowe obszary agencji marketingowej full-service – od badań po realizację.
Czego się dowiesz?
- Dlaczego Optimio odeszło od Excela na rzecz oprogramowania CRM
- Jak firma zastąpiła intuicję twardymi danymi
- Gdzie widzą przyszłe wyzwania dla swojego biznesu
Od Excela do CRM
Pierwszym impulsem do zmiany systemu był moment, gdy Optimio planowało powiększenie zespołu sprzedaży. Arkusze kalkulacyjne, z których firma korzystała wcześniej, były skuteczne tylko do pewnego stopnia, jednak nie zapewniały odpowiedniej kontroli ani dobrego przeglądu – zwłaszcza w dłuższej perspektywie.
Godziliśmy się na brak spójności i ograniczone możliwości Excela. Nie mieliśmy zapisów poszczególnych rozmów czy odrzuconych mniejszych zapytań, co skutkowało utratą wielu istotnych danych. Dopóki interesy idą dobrze, takie dane nie są tak bardzo potrzebne: Ale kiedy nadchodzą trudniejsze czasy, trzeba lepiej zarządzać ludźmi. Wtedy dane są niezbędne. Wiedzieliśmy, że potrzebujemy oprogramowania CRM.
Marek Žáček
Spolumajitel Optimia
Drugim kluczowym momentem było, według Zaceka, uczestnictwo jego oraz drugiego współwłaściciela firmy w branżowym szkoleniu, gdzie jeden segment był całkowicie poświęcony zarządzaniu i ocenie sprzedaży: „W tamtej chwili powiedzieliśmy sobie OK, jesteśmy gotowi, bo Excel nigdy nam tego nie zapewni.”
3 problemy, które CRM miał rozwiązać
- Słaby przegląd statusu zapytań
- Nieskuteczne decyzje (nie poparte liczbami)
- Nieoptymalny podział pracy w zespołach
3 kluczowe wymagania wobec nowego CRM
- Łatwa integracja z codzienną pracą
- Dobrze zorganizowana baza danych klientów
- Obsługa klienta w ich języku
Łatwy sposób rejestrowania działań
Na podstawie wspomnianego szkolenia Optimio dokładnie określiło i zwizualizowało cały proces zakupowy – jak powinien wyglądać i jak oceniać zebrane dane. Według ustalonych parametrów rozpoczęto wybór odpowiedniego narzędzia.
Podczas wyboru systemu CRM zespół przetestował kilka narzędzi. Raynet wyróżnił się ze względu na prosty, przyjazny użytkownikowi interfejs, do którego nowi użytkownicy mogli łatwo się przyzwyczaić.
Niektóre narzędzia konkurencyjne były bardzo skomplikowane i trudne w obsłudze. Pod tym względem Raynet zdecydowanie wygrał.
Optimio doceniło również, że oprócz lejków sprzedaży, system pozwala na przypisanie działań do kontaktów, co ułatwia sprawdzanie, co i kiedy się dzieje. Śledzenie takich działań jak zadania, spotkania czy rozmowy telefoniczne pomaga budować silne relacje z klientami. Ponadto zaplanowane aktywności są widoczne w kalendarzu, co pomaga nie tracić kontroli nad kolejnymi krokami.
Proces podejmowania decyzji trochę trwał. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na Raynet, gdy skonfigurowaliśmy cały proces i sprawdziliśmy, jak to działa w praktyce. CRM musiał pasować do naszego ogólnego schematu działania. I pasował.
Najważniejsza zmiana? Dane zamiast intuicji
Jedną z obaw podczas wdrażania systemu było to, czy poszczególni członkowie zespołu skutecznie wkomponują nowe narzędzie w swoją codzienną pracę. Drugą kwestią był czas potrzebny na wprowadzanie danych do systemu CRM. Jednak po szkoleniach z konsultantami Raynet wszystkie przeszkody krok po kroku zostały pokonane.
„Jestem osobą o matematycznym umyśle i lejki sprzedaży, które teraz mamy ustawione, umożliwiają nam prowadzenie naprawdę trafnych i konkretnych rozmów,” podkreśla Zacek jako jedną z głównych korzyści. W poprzednio używanych arkuszach Excela zapisywano tylko niektóre dane, co powodowało, że firma nie miała przeglądu np. zapytań, które nie doszły do skutku, czy trwających współprac. Widoczne były tylko aktualnie realizowane projekty.
Kiedy pojawiały się pytania o przyszłość, nie mieliśmy się na czym oprzeć. Teraz mogę cofnąć się i powiedzieć sprzedawcom: nie macie tutaj umów? A macie audyty? Żeby była umowa, musicie mieć przynajmniej 4 audyty. Żeby je przeprowadzić, trzeba wykonać określoną liczbę rozmów telefonicznych itd. Dzięki Raynet możemy tym łatwo zarządzać i to jest chyba najważniejsza zmiana.
Dzięki CRM firma Optimio uzyskała lepszy wgląd na każdym poziomie, co pozwala lepiej planować kroki na kolejne miesiące oraz podejmować decyzje oparte na realnych danych.
Obecne wyzwanie
Kolejnym krokiem, który firma planuje, jest przetwarzanie danych z poszczególnych działów. To pomoże uzyskać lepszy obraz przyszłości i zoptymalizować obciążenie pracą w różnych zespołach – czy to marketingu, czy sprzedaży. Zebrane informacje usprawnią także wspólne dyskusje i pozwolą lepiej ustalać priorytety projektów w kolejnych etapach.
Wyobrażam sobie, że gdybyśmy mieli nie dwóch handlowców, ale na przykład pięciu, a lejek sprzedażowy byłby pięć razy większy, takie rozmowy odbywałyby się co dwa tygodnie. Właśnie w tym kierunku chcemy iść. I dokładnie dlatego wdrożyliśmy Raynet.
Jednym z wyzwań, które Optimio obecnie podejmuje, jest poszukiwanie typów firm, które mają wyższy wskaźnik sukcesu w długim okresie przy podejmowaniu współpracy — nie tylko pod kątem branży, ale też innych parametrów, takich jak np. obroty. Dzięki zebranym danym i późniejszej analizie odpowiednio dużej próbki, firma liczy na to, że handlowcom łatwiej będzie skutecznie nawiązywać kontakt z odpowiednimi klientami i trafniej odpowiadać na ich potrzeby. Wszystko to może być zapisane w Raynete.
„Dzięki temu wiemy, jaki styl komunikacji działa z danym klientem i z jakim prawdopodobieństwem osiągniemy sukces. Wyobrażam sobie, że dokładnie do tego właśnie służy oprogramowanie CRM — Raynet to idealne narzędzie,” mówi Marek Žáček o planach firmy.
Dzięki Raynetowi, w Optimio
✔️ Zyskali narzędzie, w którym mogą zapisywać wszystkie potrzebne dane.
✔️ Mają lepszy przegląd i kontrolę nad napływającymi zapytaniami.
✔️ Mogą podejmować trafniejsze decyzje na podstawie realnych danych.
