4poradci: Zanim wdrożyliśmy Raynet,
panował u nas kompletny chaos
25.04.2024
Historie sukcesu
4poradci wypróbowali przez lata różne platformy i narzędzia. Żadne z nich nie pokryło w pełni wszystkich ich potrzeb. Głównym celem było stworzenie rzetelnej bazy wiedzy, przez którą zespół mógłby dzielić się informacjami i danymi. Rozwiązanie znaleźli w Raynet CRM.
4poradci od kilku lat oferuje przejrzyste doradztwo finansowe dla osób prywatnych i firm. Świadczą usługi planowania kryzysowego, planowania działań oraz zarządzania wolnymi zasobami finansowymi. Dodatkowo edukują i organizują szkolenia z zakresu edukacji finansowej, poruszając m.in. typowe zagadnienia praktyczne.
Czego dowiesz się?
- Jak 4poradci uporządkowali chaos
- Z czym dyrektor zarządzający miał problemy na początku
- Co ułatwiło pracę zespołowi
Od chaosu do porządku
„Gdy zadania jako dyrektora zarządzającego narastały, nie byłem w stanie sam nimi zarządzać. Jedna tabela była w tym Excelu, inna w kolejnym… Chciałem przechowywać dokumenty w jednym miejscu. Kiedy pierwszy raz zobaczyłem Raynet, miał wszystko, czego chciała nasza firma. I do dziś nie wykorzystaliśmy jeszcze wszystkich jego możliwości” – mówi Marek Kubis, Managing Director 4poradci.
Głównym powodem wprowadzenia oprogramowania CRM było stworzenie bazy wiedzy – jednego miejsca, gdzie ważne informacje mogłyby być dzielone w zespole. Wcześniej testowali różne platformy komunikacyjne i narzędzia do zarządzania projektami, jak Slack czy Trello. Choć częściowo spełniały potrzeby zespołu (np. dzielenie się dokumentami czy chat), były jedynie rozwiązaniem tymczasowym – żadne z testowanych narzędzi nie spełniało wszystkich wymagań.
Według Marka Kubisa, wewnętrzna organizacja była niesystematyczna i rozproszona w wielu aplikacjach, które nie były ze sobą połączone. Dlatego sam podjął się znalezienia odpowiedniego systemu CRM – ostatecznie jego kolega z innej firmy przedstawił mu Raynet.
O Raynet dowiedziałem się trzy lata temu, pod koniec 2021 roku, gdy szukaliśmy systemu do zarządzania zadaniami. Dopiero dzięki koledze poznałem go bliżej. Wiedziałem, że od dawna używa CRM, więc zadzwoniłem i zapytałem o jego doświadczenia. Od razu byłem przekonany. Gdybym mógł cofnąć czas, od razu wybrałbym Raynet.
Marek Kubis
Członek zarządu 4poradci
3 rzeczy, które miał rozwiązać CRM
- Centralizacja ważnych danych w jednym miejscu
- Porządek w danych klientów
- Lepszy przegląd zadań
3 kluczowe wymagania wobec nowego CRM
- Aplikacja przyjazna użytkownikowi
- Dobrze zorganizowany system
- Wsparcie wysokiej jakości
CRM dla lepszej orientacji
Testy Raynet CRM zaczęli od wersji próbnej, którą oferujemy potencjalnym klientom na 30 dni zadarmo – ze wszystkimi funkcjami. System został szybko przyjęty dzięki przygotowanej wcześniej szablonie dla doradców finansowych. „Dostosowaliśmy kilka detali, kolory i kolumny, ale w zasadzie działamy tak, jak dostaliśmy system,” mówi Kubis.
Według szefa firmy jedyną początkową obawą była płynność, z jaką członkowie zespołu przyzwyczają się do wprowadzania danych do nowego systemu. Dodaje, że gdy przenieśli dużą część danych klientów do CRM, wiedział, że pozostaną przy narzędziu. Intuicyjny charakter systemu i dobrze zorganizowane zarządzanie danymi były kluczowymi kryteriami wyboru dla 4poradci.
Oferty zawsze są na określonym etapie, a aby się w nich orientować, wcześniej musiałem robić notatki w innej aplikacji o tym, co zrobić dalej i kiedy. Raynet rozwiązał dokładnie ten problem. Kiedy otwieram dziś moją tablicę biznesową, wszystko mam idealnie uporządkowane w kolumnach. Mogę ustawiać terminy, wiem, czego klient potrzebuje i co jest potencjalnie do zrobienia.
Pozytywnie ocenia też dostęp do filmów edukacyjnych i możliwość kontaktu z obsługą klienta w dowolnym momencie: „Działa dobrze i jest proste. Nie wszyscy koledzy są biegli w obsłudze komputera, a mimo to nikt nie miał problemu z używaniem systemu,” dodaje Kubis.
Kalendarz: alfa i omega biznesu
Wśród funkcji Raynet Kubis podkreśla Kalendarz, w którym spędza najwięcej czasu. Osobiście uważa go za element wspierający rozwój firmy i zwiększający wydajność: „Mam idealny przegląd zadań i ich statusu. Od razu widzę, co jeszcze przede mną. A kiedy potrzebuję zrobić szkolenie, doradztwo czy cokolwiek innego, nie muszę pytać, czy ktoś jest wolny. Po prostu patrzę i znajduję wolny termin.”
W branży, w której dane klientów są alfa i omega, kluczowe dla 4poradci jest utrzymanie dobrego przeglądu danych i bieżącej współpracy. „Przed wprowadzeniem Raynet panował u nas kompletny chaos. Dzięki niemu firma jest bardziej uporządkowana. Zarządzanie klientami, zarządzanie aktywnościami, feedback – wszystko odbywa się w Raynet” – dodaje, zauważając, że te same korzyści widzi również na poziomie osobistym.
Miałem jeden typ zadania tutaj, drugi tam, a trzeci gdzie indziej. Coś było w Excelu, inne rzeczy w OneNote i Bóg wie gdzie jeszcze. Teraz mam wszystko w jednym miejscu, a czego nie ma, to nie istnieje. Dziś płaciłbym za Raynet nawet, gdybym nie prowadził firmy, tylko po to, by mieć porządek w życiu.
💡 Tip: Jak korzystać z kalendarza Raynet? Nasz zespół wsparcia przygotował prosty przewodnik.
Obok kalendarza firma głównie korzysta z tablica sprzedaży.
W Raynet mamy kompletną bazę klientów i stopniowo staramy się mieć jak najwięcej danych o każdym z nich. Skąd pochodzi rekomendacja, ciągłość kontaktu itp. Prawie wszystko rejestrujemy w CRM, z wyjątkiem prowizji. Wszystkie zadania dla asystentki są tam również, co jest świetne, bo wcześniej przydzielane przez Messengera czy e-mail szybko ginęły w komunikacji. Teraz wszystko jest w jednym miejscu.
Ostatnim wyzwaniem zespołu Marka Kubisa pozostaje automatyzacja procesów i maksymalne wykorzystanie danych w CRM, aby w pełni skorzystać z narzędzia. W tym zakresie Marek docenia wartość szkoleń, które przyspieszają przyswajanie funkcji: „Nawet jeśli coś kosztuje, jest to po prostu bardziej efektywne niż odkrywanie po roku, że jest wirtualny asystent, który może zaoszczędzić czas.”
Efekty korzystania z Raynet
✔️ Ma wszystkie ważne dane w jednym miejscu.
✔️ Zyskał lepszy przegląd całej bazy klientów.
✔️ Może łatwo planować szkolenia i spotkania.
✔️ Zwiększył wydajność.
