5 zasad tworzenia oferty handlowej, która sprzedaje

Oferta handlowa to formalny dokument, w którym proponujesz swoje produkty lub usługi potencjalnemu klientowi. Jej celem jest przekonanie odbiorcy do umówienia się na spotkanie biznesowe albo do złożenia bezpośredniego zamówienia. Jak osiągnąć ten cel? Upewnij się, że wiesz, do kogo się zwracasz, w jaki sposób i co chcesz, aby potencjalny klient zrobił. Następnie zastosuj poniższe wskazówki.

1. Zwróć uwagę na aspekt wizualny

Oferta handlowa to wizytówka Twojej firmy, dlatego zadbaj o jej odpowiedni wygląd. Zachowaj zwięzłą formę wiadomości e-mail i dołącz samą ofertę w postaci pliku PDF w załączniku. Klient powinien od razu skojarzyć dokument z twoją firmą, na przykład dzięki spójnemu projektowi graficznemu. Dobrym rozwiązaniem jest co najmniej firmowy papier firmowy (tzw. letterhead). Jeszcze lepszy i bardziej praktyczny może być szablon przygotowany przez grafika, w którym zawsze tylko edytujesz informacje odpowiednio do wymagań konkretnego klienta.

2. Zawrzyj wszystkie niezbędne informacje

Równie ważna co wygląd jest treść. Podczas gdy tekst w e-mailu powinien być krótki i jedynie sygnalizować, co oferujesz, w załączniku bądź już konkretny. Zadbaj o odpowiednią strukturę i czytelność oferty:

• Opisz produkt lub usługę oraz korzyści dla klienta.
• Dodaj wizualizację rozwiązania lub demonstrację produktu, aby łatwiej było to sobie wyobrazić.
• Nakreśl proces – co dokładnie wydarzy się po złożeniu zamówienia.
• Podaj przybliżony czas realizacji każdego etapu oraz termin dostawy towaru.
• Zawrzyj wycenę, z uwzględnieniem szczegółów, co wchodzi w skład ceny.
• Nie zapomnij o CTA (call to action), by klient wiedział, co zrobić po zapoznaniu się z ofertą.

Staraj się w wycenie zawrzeć więcej niż jedną opcję. Klient sam zdecyduje, co mu najbardziej odpowiada, a jednocześnie od razu otrzyma zestawienie bez konieczności porównywania Twojej oferty z konkurencją. Według psychologów większość osób wybiera środkową opcję, by uniknąć skrajności, dlatego tę, na której najbardziej ci zależy, umieść między dwiema innymi.

3. Nadaj ofercie przejrzystą strukturę

Formalny kształt ofert zależy od tego, co sprzedajesz. Na przykład oferta dotycząca wdrożenia systemu ERP będzie zdecydowanie dłuższa niż oferta na jednorazowy projekt graficzny.

Niezależnie od branży warto zadbać o logiczny układ i przejrzystość treści, aby potencjalny klient mógł szybko odnaleźć potrzebne informacje.

Przykładowa struktura oferty może wyglądać następująco:

1. Tytuł (np. „Oferta dla firmy XY”)
2. Spis treści (jeśli oferta jest obszerna)
3. Krótki wstęp/Podsumowanie
4. Opis problemu lub sytuacji klienta
5. Proponowane rozwiązanie
6. Twoje rezultaty w podobnych realizacjach i referencje
7. Harmonogram – kiedy poszczególne etapy pracy zostaną wykonane
8. Cennik
9. Warunki współpracy (regulamin, terminy płatności itp.)
10. Call to action – co powinien zrobić potencjalny klient oraz dane kontaktowe do handlowca

Wybierz elementy, które są ważne dla Twojej oferty, i dostosuj do nich całą strukturę.

4. Myśl o kliencie i mów mu to, co potrzebuje, we właściwym momencie

Ogromnym błędem jest nadmierne koncentrowanie się w ofercie wyłącznie na sobie. Owszem, chcesz sprzedać swój produkt lub usługę, ale jeśli zbytnio się chwalisz, klient może szybko wyrzucić ofertę do kosza.

Podejdź do tematu z innej strony. Pokaż klientowi, że to on jest w centrum Twojej uwagi:

• Najpierw wspomnij o problemie lub potrzebie, jaką posiada
• Następnie zaproponuj rozwiązanie
• Dopiero potem przedstaw swój produkt

Jeśli spojrzeć na wspomnianą wcześniej strukturę, o sobie samym tak naprawdę mówisz dopiero w punkcie nr 6 („Twoje rezultaty i referencje”). Reszta propozycji ma sprawiać, że klient poczuje, że szczerze zależy ci na rozwiązaniu jego problemu.

5. Dostosuj ofertę do potrzeb klienta

Kluczowe jest tu spersonalizowanie oferty. Klient powinien odnieść wrażenie, że piszesz ją tylko dla niego. Wymaga to więcej czasu i wysiłku niż kopiowanie gotowego szablonu, ale zapewnia lepszy efekt końcowy. Zamiast uniwersalnego zwrotu grzecznościowego używaj imienia i nazwiska odbiorcy, wpleć nazwę jego firmy w treść, a na początku oferty zamieść akapit, który jednoznacznie pokaże, że znasz sytuację klienta (np. nawiązując do wcześniejszej rozmowy telefonicznej czy spotkania).

W opracowaniu indywidualnych ofert handlowych pomoże Ci także oprogramowanie CRM. Możesz w nim tworzyć ofertę bezpośrednio na podstawie szansy sprzedaży zapisanej w systemie, mając przy tym pod ręką wszystkie zebrane informacje o kliencie. Większość systemów CRM oferuje bezpłatny okres testowy, podczas którego możesz bez zobowiązań wypróbować m.in. funkcję tworzenia ofert handlowych.

Co dalej? Daj klientowi czas i miej gotowy plan follow-upu

Oczekiwanie na odpowiedź bywa stresujące, ale potencjalny klient potrzebuje chwili, aby zapoznać się z ofertą, ewentualnie omówić ją wewnątrz firmy. W tym czasie przygotuj następne kroki na każdy możliwy scenariusz.

Jeżeli z klientem ustaliliście orientacyjny termin, do kiedy ma się odezwać, trzymaj się tego i nie przypominaj przedwcześnie. W innym przypadku odczekaj co najmniej tydzień od wysłania oferty. Jeśli wciąż nic się nie dzieje, postępuj następująco:

• Przypomnij się mailowo – krótko i bez natarczywych zwrotów sprzedażowych, aby nie wyjść na kogoś, kto za wszelką cenę próbuje coś wcisnąć. To tak, jakbyś czekał na znajomego spóźniającego się na wizytę i wysłał mu krótką wiadomość, pytając, kiedy dotrze. Bądź przy tym miły i pokazuj, że współpraca z tobą to przyjemność.
• Jeśli klient nie odpowie na maila przez kilka dni, zadzwoń do niego.
• Gdy klient nie udzieli ci jasnej odpowiedzi przez kilka tygodni lub w ogóle się nie odezwie, czas ruszyć dalej. Nie ma sensu inwestować energii w klienta, który nie jest zainteresowany. Lepiej poświęć czas innym zleceniom.

Nie każda oferta handlowa kończy się powodzeniem. Najczęstszym powodem niepowodzenia bywa cena, ale czasem oferta okazuje się po prostu mało przydatna czy niewystarczająco interesująca dla potencjalnego klienta. W takim wypadku warto popracować nad selekcją leadów.