7 procesów biznesowych, którymi może zająć się za Ciebie automatyzacja

Czym jest automatyzacja

Automatyzacja to zestaw narzędzi, które eliminują czasochłonne i powtarzalne czynności. W biznesie pozwala pozbyć się między innymi takich zadań, jak:

• wyszukiwanie leadów,

• wprowadzanie danych do systemu CRM,

• ocenianie, które leady należy skontaktować,

• ustalanie terminów spotkań,

• wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail,

• tworzenie umów,

• raportowanie.
  
  

Wszystkie te działania pochłaniają mnóstwo czasu. Sprzedawcy wykonują je wielokrotnie – codziennie, co tydzień lub co miesiąc, zawsze według tego samego schematu. Te zadania może z łatwością przejąć „robot”. Dzięki automatyzacji handlowcy mają wolne ręce i głowy, by zajmować się tym, czego maszyna nie zrobi – sprzedażą i budowaniem relacji z klientami.

Jak działa automatyzacja procesów biznesowych – przykłady

Wiele procesów biznesowych można zautomatyzować przy użyciu oprogramowania CRM. Wystarczy ustawić, jakie aktywności chcesz automatyzować i w jaki sposób mają być wykonywane. Następnie określasz sytuacje, które będą uruchamiać automatyzację.

W Raynet można tworzyć automatyzacje na podstawie gotowych szablonów lub samodzielnie skonfigurować własne. Każda z nich składa się z trzech elementów:

Więcej o automatyzacjach w Raynet przeczytasz w artykule, który o nich napisaliśmy. W przypadku innych automatyzacji, których nie obsługuje system CRM, możesz skorzystać z platformy Make.com – łatwo połączysz ją z Raynet.

Co można zautomatyzować w biznesie

Każde zadanie, które wykonujesz wielokrotnie i nie wymaga głębszej analizy, można zautomatyzować.

1) Tworzenie nowych leadów

💁 Wpisywanie informacji o kliencie do systemu CRM jest czasochłonne, ale może się odbywać automatycznie. Na przykład dzięki połączeniu Raynet z formularzem kontaktowym na twojej stronie internetowej. Za każdym razem, gdy ktoś wypełni formularz, dane zostają zapisane jako nowy rekord w twoim CRM.

W ten sposób wszystkie leady trafiają do systemu CRM w momencie ich przesłania, bez konieczności ręcznego przepisywania. A dział sprzedaży może skontaktować się z nimi jak najszybciej.

2) Tworzenie transakcji

✏️ Z leada automatycznie tworzy się transakcja. Wszystkie dane o leadzie wraz z aktywnościami, wydarzeniami czy całą komunikacją są przenoszone do transakcji.

Nie musisz ręcznie zapisywać informacji o spotkaniu z klientem czy wysłanym zapytaniu mailowym. Dzięki temu nic nie umknie twojej uwadze.

3) Przydzielanie zadań

✅ Pozyskanie nowego leada wiąże się z szeregiem kolejnych kroków, które musi wykonać handlowiec. Aby nic nie umknęło, ustaw automatyzację, która uruchomi się po dodaniu nowego leada i automatycznie stworzy zadanie w CRM.

Handlowiec zobaczy, że ma np. wysłać nowemu kontaktowi ofertę lub umówić spotkanie. Może od razu przystąpić do działania, nie zastanawiając się, od czego zacząć.

4) Automatyczne tworzenie dokumentów

💻 Nie trać czasu na ciągłe pisanie tego samego. Dzięki automatyzacji stworzysz dokumenty, w których dane o kliencie i elementy transakcji uzupełniają się same. Niczego nie pominiesz i nie ryzykujesz błędów.

Dodatkowo, cały proces będzie dużo szybszy. Zwłaszcza przy ofertach kluczowy jest czas – jeśli nie prześlesz klientowi szczegółów na czas, transakcja może nie dojść do skutku.

5) Zautomatyzowane powiadomienia i przypomnienia

☝️ Istnieją zadania, które musi wykonać sam handlowiec, ale nie musi o nich pamiętać – bo przypomni o nich automatyzacja. Na przykład powiadomi Cię za każdym razem, gdy w systemie CRM pojawi się nowy lead, albo przypomni o zbliżającym się wygaśnięciu umowy. Dzięki temu na czas skontaktujesz się z klientem i załatwisz wszystkie niezbędne sprawy.

Ustaw zautomatyzowane powiadomienia dla dowolnego dokumentu, transakcji lub wydarzenia. Stają się one twoim asystentem biznesowym, który dba o to, żebyś o niczym nie zapomniał.

6) Automatyczne wysyłanie e-maili

📩 W sprzedaży kluczowa jest szybkość. Jeśli nie odezwiesz się do potencjalnego klienta na czas, zrobi to konkurencja.

Sam Raynet nie komunikuje się w Twoim imieniu z klientami, ale jeśli połączysz go z narzędziem do e-mail marketingu (np. Mailchimp), możesz automatycznie wysyłać choćby zaproszenia na spotkanie czy spersonalizowane wiadomości. Dzięki temu możesz dotrzeć do klientów szybciej i zapewnić im odpowiednią opiekę.

Działa to tak, że w systemie CRM kontaktowi jest automatycznie przypisywany tag na podstawie określonego warunku, a następnie kontakt jest przekazywany do Mailchimpa. Tam, dzięki własnej automatyzacji, narzędzie wyśle e-mail w oparciu o przydzielony tag.

7) Efektywne planowanie spotkań i rozmów telefonicznych

📅 Szukanie wolnych terminów spotkań może być prawdziwą udręką. Kalendarz to pewne ułatwienie, ale można pójść o krok dalej – skorzystać z automatyzacji.

Dzięki połączeniu z Calendly przez platformę Make.com szybko wyślesz klientowi link do systemu rezerwacji, w którym samodzielnie wybierze pasujący mu termin. W ten sposób umawianie spotkania przebiega bez zbędnych ustaleń i od razu trafia do Twojego kalendarza.

Twój system CRM i inne zintegrowane z nim narzędzia pomogą ci w automatyzacji biznesu. Korzystają one z danych, które zapisujesz w CRM, i przejmują wszystkie powtarzalne zadania, zabierające Twój czas i energię. Raynet oferuje 50 automatyzacji miesięcznie za darmo, a gdy to nie wystarczy, możesz przejść na jeden z płatnych planów.

Nie masz jeszcze systemu CRM? Wypróbuj Raynet za darmo przez 30 dni, bez zobowiązań.